Aplicar Business Assurance no seu Negócio

Começando com a definição do dicionário, assurance remete para:

assurance noun
[contável] uma declaração de que algo será certamente verdade ou certamente vai acontecer, particularmente quando há dúvida sobre isso

(fonte: https://www.oxfordlearnersdictionaries.com/definition/english/assurance)

Ao fazer a associação de “assurance” com business, Business Assurance surge como uma solução que permite às organizações abordar adequadamente os desafios e gerir os seus sistemas e riscos, aperfeiçoando a performance atual e futura do seu negócio. Business Assurance dá às empresas um aumento da confiança no seu ambiente controlado, com uma maior eficiência dos seus processos, enquanto asseguram que estão em controlo do negócio.

No entanto, estes termos conseguem ser um tanto abstratos, e na maioria dos casos as empresas não têm tempo para perceber como aplicá-los à natureza do seu negócio, bem como aumentar rapidamente o seu lucro, reduzir o desperdício e melhorar a sua eficiência. De uma forma breve e com simples palavras, o que uma empresa precisa é de assegurar a eficiência dos seus processos, e para isto, a empresa deve monitorizar e analisar os seus processos e periodicamente fazer o redesign e o melhoramento dos mesmos. A isto chama-se Melhoria Contínua.

A globalização tem afetado a indústria (todos os setores) em todo o mundo, tornando o mercado muito mais competitivo, tal como as cadeias de fornecimento têm se desenvolvido e a procura é mais desafiante, e o sucesso de uma empresa pode mudar do dia para a noite. De modo a reagir a estas alterações, a eliminação de desperdício e a criação de processos mais eficientes são essenciais. Tal pode ser alcançado com a implementação da abordagem da Melhoria Contínua.

A Melhoria Contínua permite um constante esforço pela melhoria dos processos aos mais altos padrões. Esta abordagem tornou-se uma necessidade para sobreviver e um “must” para dominar o mercado dos dias de hoje com sucesso. A implementação da Melhoria Contínua numa empresa é baseada em questionar e mudar. Uma empresa que não analise os seus processos, ou que não seja capaz de identificar problemas ou mudar a forma como as coisas têm sido feitas, irá rapidamente perecer.

“A mudança é vital e a melhoria é a forma mais lógica de se mudar.” James Cash Penney

A capacidade intelectual de uma empresa é mais valiosa do que os seus ativos tangíveis, e uma confrontação passiva dos problemas pode gerar falta de disciplina, projetos vazios sem objetivos e falta de conhecimento dos processos.

Sozinho, a eficiência de um processo diminui ao longo do tempo, e como nenhum processo é perfeito, há sempre espaço para melhorar, sendo fundamental a implementação de mudanças que irão facilitar as tarefas, poupar dinheiro e tempo. Os benefícios da Melhoria Continua são simples: permite melhorar constantemente as práticas e fazer com que a sua equipa e o seu negócio se tornem mais eficientes, preciso e eficiente.

Outros Conceitos Associados

Associado à Melhoria Contínua estão conceitos como Kaizen, Lean, Six Sigma ou DMAIC. Neste artigo não iremos aprofundar estas abordagens, para evitar o adensamento do conteúdo, mas importa mencioná-los uma vez que estão relacionados com a Melhoria Contínua, no sentido em que assentam nos mesmos princípios, reforçando os principais objetivos, aplicar mudanças para reduzir desperdício e fazer o redesign dos processos.

Também fortemente associado à Melhoria Contínua está o ciclo PDCA ou o ciclo de Deming.

Fig. 1 – William Edwards Deming

O Ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA)

O modelo Plan-Do-Check-Act (Planear-Fazer-Verificar-Atuar) é a abordagem científica mais popular para alcançar a melhoria contínua. Foi fundada pelo Engenheiro William Edwards Deming  e é um ciclo sem fim que ajuda as empresas a melhorar os seus processos tendo por base os resultados obtidos. O ciclo divide-se me quatro fases: Planear, Fazer, Verificar e Atuar.

Planear (Plan): Define o que deve ser feito e quem deve faze-lo. Para esta fase é muito provável que seja necessário fazer uma pesquisa, organizar informação, de forma a ter uma visão global dos processos.

Fazer (Do): Depois de um plano bem organizado, as ações planeadas devem ser postas em prática. É importante que as pessoas envolvidas saibam as suas tarefas/responsabilidades e como fazê-las.

Verificar (Check): É imperativo que sempre se verifique um processo. Avaliar se foi executado conforme o plano. Primeiro dever ser monitorizado e depois analisado.

Monitorizar consiste na coleta de dados e na comparação destes com o que foi previsto no plano, só depois deve ser feita a análise baseada na leitura do processo, chegando ao detalhe para perceber o que causou determinado erro ou falha.

Para esta fase a utilização de sistemas de monitorização, que coletem dados e os analisem é sempre benéfico e facilita o trabalho.

Atuar (Act): Este é o momento em que correções devem ser feitas tendo em consideração a análise realizada anteriormente.

Quando um ciclo termina, inicia-se novamente um novo: tal como mencionado anteriormente, a Melhoria Contínua é uma abordagem sem fim que está sempre à procura da Melhoria e da Evolução dos processos.

Tal como mencionado ao longo do artigo, monitorizar é fundamental para o redesign e evoluir os processos, sendo que por muitas vezes as empresas têm dificuldades com este passo, uma vez que existem muitos dados por tratar (Big Data) para monitorizar e analisar. No Mercado existem vários sistemas que permitem às empresas fazerem o tratamento de dados em tempo real, tornando-os relevantes. Isto permite à gestão de topo mais facilmente controlar os seus processos e também tomar as decisões certas no melhor tempo.

A TecnoVeritas desenvolveu o BOEM-S, um Sistema baseado na cloud que trata os dados baseando-se em KPIs (Key Performance Indicators) e inteligência artificial. Ao serem definidos os KPIs relevantes, o BOEM-S tem a capacidade de tornar os dados relevantes disponíveis em qualquer tempo e lugar, seja no seu telefone, tablet ou computador, no escritório ou em casa. O único requerimento é que tenha acesso à internet.

Desta forma, independentemente de ser CEO ou Gerente Técnico, consegue aceder a dados customizáveis e a informação relevante, monitorizando todos os processos, analisando-os, sem stress ou perdas de tempo e dinheiro.

De um modo geral, o Sistema permite que continuamente melhore os seus processos, ajudando-o a implementar o Ciclo PDCA, fazendo o seu negócio evoluir, e assegurando que ações corretas estão a ser tomadas, aumentando a eficiência, lucros e a desenvolver uma equipa mais produtiva e satisfeita. BOEM-S: tornando o trabalho mais fácil e assegurando o seu negócio.